テレアポリストの作り方を解説！作る理由や使えるツールも紹介
電話でアプローチするテレアポに欠かせない「テレアポリスト」。テレアポリストは、既存顧客や見込み顧客などの電話番号リストのことで、オペレーターはテレアポリストの電話番号に架電をしていきます。今回は、「成果の出るテレアポリストとはどういうものか」に迫りつつ、どのような方法やツールを活用すれば良いのかを解説します。
テレアポリストを作る理由
テレアポにおいて、顧客の電話番号や企業名などの情報を一覧にまとめたテレアポリストは、成否の鍵を握る重要な存在です。テレアポリストを作成・準備するのには以下のような理由があります。
架電効率を高めることができる
単にオペレーターがそれぞれ闇雲に電話をかけていくだけでは非常に効率が悪いですし、複数のオペレーターが同じ顧客に架電をしてしまうと迷惑にもなりクレームにつながります。こうした混乱や非合理を取り除くために、テレアポリストを作成します。
見込み顧客に絞った営業が可能になる
テレアポリストは、マーケティングリサーチなどを経てある程度、営業見込みのある顧客に絞って作成されます。法人であれば、地域・業種・規模など、個人であれば、年齢・収入・性別・嗜好などでターゲットを絞ります。それにより、テレアポの成功率を高めることができます。
情報更新をすることで顧客データを整備・蓄積できる
テレアポリストの内容を更新することで、今後の架電に役立つデータが蓄積できます。テレアポリストに沿って実際に架電をした際に、架電日時や架電内容を詳細に追記していけば、顧客と電話がつながりやすい時間の割り出しや、現時点での顧客の温度感などが記録として残ります。
テレアポリストに記載する架電先情報の集め方
テレアポリストの情報は、そもそもどうやって集めるのでしょうか。代表的な方法としては、以下のようなものがあります。
アクセス履歴・問い合わせ履歴を活用する
アクセス履歴や問い合わせ履歴をリストに活用する方法は、架電先情報の集め方としてよく知られたものです。具体的には、会社のWebサイトへのアクセスログから顧客情報を特定したり、過去に問い合わせを受けた場合の着信履歴を控えたりして、集めた情報をリストに反映します。MAなどツールを使うことで自動収集も可能です。
顧客側からのアクションをそのまま活用することができるので、見込み顧客を把握する上で確度が高い方法といえます。
頂いた名刺の情報を入力する
名刺に書かれた情報をリストにまとめる方法も有効です。名刺は対面で名刺交換をするという能動的な行動から入手できるものなので、比較的確度が高い方法といえるでしょう。
ただ、手入力ではリスト作成の時間がかかってしまうという弱点もあります。近年では、スマホカメラなどを使った文字認識機能のある名刺スキャンツールなどもあるので、これらを活用することで合理化も可能です。
Webサイトやポータルサイト、SNSから情報を集める
BtoBの場合、企業の情報はインターネットでも集めることが可能です。顧客企業の公式Webサイトや業種別のポータルサイト、SNSなどで検索をかけることで、見込み顧客の情報を収集・リストアップしていきます。この方法はある程度時間はかかりますが、コストをかけずに情報を集められるのが利点です。
四季報や業界紙から情報を集める
上場企業の情報を季刊でまとめている四季報や、業界紙などを参照することで、顧客情報を集めることが可能です。四季報には、上場企業の名前・住所・電話番号から、従業員数・売上高など色々な情報が載っており、条件を絞って顧客を抽出できる点が魅力です。業界紙は業界のコアな企業情報が入手できます。紙媒体だけでなくWeb版も用意されていることが多いので、Web版も活用しましょう。
業者からリストを購入する
自前でテレアポリストを作成する余裕がない場合には、業者からリストを購入する方法もあります。業者からリストを購入する場合、購入費用はかかりますが、その代わり社内リソースを割かずにリストが手に入るので合理的です。自社での情報収集が難しかったり、個人向け商材で大量の顧客情報が必要な場合等、業者に頼るのも一つの選択肢です。
テレアポリスト作成に使えるツール
架電先情報を集めたら、その情報を元にテレアポリストを作成します。テレアポリストを作成するには、ソフトウェアやアプリなどデジタルツールを活用すると合理的です。具体的には、以下のようなツールやシステムを使ってテレアポリストを作るといいでしょう。
Excel/Googleスプレッドシート
Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートなど、表計算ソフトでテレアポリストを作成する方法はシステムを導入するより安価で簡単です。こうした表計算ソフトを使う利点としては、自由度の高いリスト作成が可能なことと、情報の絞り込みが容易になること、関数が使えること。Googleスプレッドシートでは、リアルタイムにメンバー間で情報共有が可能であることも大きなメリットです。
CRM（顧客管理システム）
CRMとは、「顧客管理システム」を意味する言葉で、正式には「Customer Relationship Management」と表記します。CRMを使えば、顧客の属性データ（企業情報や居住地域など基本情報）と動向データ（問い合わせ履歴や購入履歴など）を組み合わせて顧客情報を体系的に整理できます。
SFA（営業支援システム）
SFAとは、「営業支援システム」を指す言葉で、正式には「Sales Force Automation」と表記します。SFAは、データ分析やタスク管理・顧客情報管理など、営業活動に必要な様々な工程を自動化・システム化することで合理的に営業活動を行っていくことができるツールです。
個別管理されがちな営業に必要な情報（顧客情報や案件別の進捗状況、商談プロセスなど）を共有データ化してくれるシステムとして役立ちます。SFAを使うことで、顧客の個人情報だけでなく商談や問い合わせ対応などの進捗も含めて、営業がどの程度進んでいるかを全メンバーに向けて可視化でき、ブラックボックス化を防ぐことができるのです。
MA（マーケティング自動化ツール）
MAとは、「マーケティング活動全般を自動化するツール」のことで、正式には「Marketing Automation」と表記します。見込み顧客（リード）の抽出やスコアリングによる分類、顧客別の営業シナリオ作成、メール配信やLP（Landing Page）・入力フォームの作成など、マーケティングに関わる諸工程を自動化してくれるツールです。MAの見込み顧客の自動抽出機能及び、見込み顧客の通知が行える機能を生かすことで、より成果の上がりやすいテレアポリストの作成につながります。
名刺管理ツール
名刺管理ツール（名刺管理アプリ）は、文字通り名刺に書かれた情報をデジタルデータとして抽出・管理できるツールです。自動文字認識機能を持つもの、同時に10枚の名刺をスキャンできるものなど色々あります。
名刺管理ツールを使う利点は、名刺というアナログな情報を、デジタル環境でまとめて管理できること。検索機能により、アナログで名刺を管理するよりも素早く必要な情報を得られます。
テレアポ業務の効率化なら「おた助」
以上、成果の出るテレアポリストをどのように作るかについて解説しました。今ではテレアポリストを作る上で色々な方法があり、合理的な情報収集・管理が可能です。テレアポ架電先情報の集め方や、テレアポリストの作成に使えるツールなどを工夫することで、自社にあったテレアポリストを効率よく作成してみましょう。
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