商談・打合せを成功に導くZoom vs 電話。それぞれのメリット・デメリットを解説
商談や打ち合わせなどをZoom（Zoom Video Communications, Inc.）等のオンラインビデオ通話で行うケースをよく目にするようになりました。コロナ禍が終わり、対面での商談も以前と同じように行われるようになりましたが、遠方の相手や軽い内容の場合はZoomやMicrosoft Teamsなどで打ち合わせをすることで、移動時間、移動コスト、体力などのリソースを節約でき、業務効率化につながっています。
しかし、こういったオンラインビデオ通話が一般的になったのはコロナ禍が大きなきっかけであり、それ以前に直接足を運べない場合は電話での商談、打ち合わせをすることが一般的でした。今でも個人客や、飲食店やエステ、介護、土木関係など、あまりICT化が進んでいない業種に対しての商談、打ち合わせは、電話がよく使われています。電話、Zoom共に一長一短があり、相手やシーンによって使い分けるのが有効です。今回はZoomと電話どちらが良いのかについて紹介します。
Zoomを商談に使うメリット
伝えられる情報量が多いことがZoomを商談に使うメリットです。具体的にどのような点が挙げられるのでしょうか。
画面上で資料を見せながら説明できる
画面共有機能を使って資料を見せながら説明すれば、顧客にとってわかりやすいだけでなく、説明する営業担当者やオペレーターにとってもトーク力のハードルが下がります。説明する側と受ける側が同じ資料を同時に見ることによって思い違いがなくなったり、理解度が高まり成約の可能性が高まります。
チャットでURLや資料を送信できる
商談中にチャット機能を使いURLを資料を送信し、補足的な説明ができます。顧客に情報を多く渡すことができるので、より多面的に理解したり、検討するにあたっての材料を増やすことにつながります。
録画ができる
録画をすることで、話した内容を後で確認できます。言った言わないの話になった際に確認できると同時に、見返すことで商談おすすめ方に問題点や改善点がなかったか、さらに良い内容であればモデルケースとして社員教育に使うことも可能です。録画の際には相手の同意が必要になります。
複数人同時に打ち合わせできる
商談に複数人が同席できるのもZoomのメリットです。担当者や家族など、決裁に関わる人が複数人いる場合、一度の説明で全員に周知できるので時間と手間を節約できます。未成年相手の商材の場合でも、最初から親に同席してもらうことで話を進めやすくなります。
Zoomを商談に使うデメリット
Zoom商談は視覚聴覚を占有し、さらにデジタルデバイスの設定も求められるため、人によってハードルが高くなるのはデメリットです。具体的には下記のような内容が挙げられます。
事前にURLを送る必要がある
Zoomは事前に会議用のURLを送る必要があります。つまり、その前にメールアドレスやLINE、SMSを送信できるスマホの電話番号等のリードを獲得しておく必要がありますし、人によっては「話を聞くだけだと軽く考えてたけど、何だか面倒臭いのでやっぱりやめよう」と思われてしまうことも。ある程度モチベーションが高い顧客に向いているツールと言えます。
デジタルツールが苦手な人だと設定に手間取る
Zoomを使用したことがない人やスマホやPCでのツールを使うのが苦手な人だとうまく商談を始められないことも。映像音声の遅れがひどい、音が出ない（格安PC等でマイクがないデバイスだった）、何か他のアプリケーションが干渉していてうまく起動できない、同じネットワーク内で複数の担当者がアクセスしていてハウリングを起こしたり通信が安定しないなど、まともに話ができないようなトラブルが起こるケースもよく耳にします。
商談で電話が有効なケース
商談を電話でするのは古いというイメージをお持ちの方もいるかもしれませんが、対象顧客の年齢層や属性によってはZoomより適切な場合も多いです。下記のようなケースが考えられます。
相手がデジタルツールが苦手な場合
高齢者や普段PC、タブレットを使わない職種の顧客など、相手がデジタルツールに不慣れな場合には電話での商談が間違いありません。
事前に日時等の約束をするのが難しい場合
顧客がもう少し話は聞いてみたいが約束をするほどでもない、まだモチベーションがそこまで高くないようなケースもあります。「来週これくらいの時間にもう一度お話して良いですか」というゆるいアポの場合も選択肢としては電話になります。電話でのコミュニケーションを重ねて最終的にZoomに誘導するというのは有効です。
相手が常に移動しているような場合
相手が常に移動しているような職種で、画面を見ながら打ち合わせをできないような場合も電話での打ち合わせになります。
アポ即商談で成約を目指す商材の場合
一般的に最初のテレアポと商談は別フェーズになることが多いですが、商材によってはアポ即成約を目指すようなものもあります。例えば投資用不動産の売買のような高額な売り切り商材は、金額が全てなので営業マンのトークと提示金額が合えば、電話口頭でも契約が成立します。このように細かい説明よりもスピード感とタイミングが命のような商材は電話が有効です。
電話で商談するメリット
電話で商談するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。扱うハードルが低いのが電話で商談する最大のメリットといえます。
どんな顧客に対しても使える
電話での商談は全年齢層、全職種に対して使うことができます。電話番号さえ入手できれば商談のチャンスがあり、アプローチがしやすいです。
すぐに商談を始められる
Zoomと違い、URLを発行する必要や設定が必要なく、電話にさえ出てもらえればすぐに商談が始められます。日時をきちんと設定して商談を行うよりも、タイミングがあったときに話をするスタイルの顧客や業界にはあっています。
オペレーターや営業担当者のトーク力が最大限反映される
Zoomと違い顧客に声だけで説明をするため、オペレーターや営業担当者のトークスキルによって成約率にかなり差が出ます。トークスキルの高い人材を多く抱えていれば、電話という手軽な手段で効率よく成果を出すことができるでしょう。
電話で商談するデメリット
伝えられる情報量が少ないので商材によっての向き不向きやトークスキルによっての成約率に差が出るのは電話ならではのデメリットです。
細かい説明がしにくい
電話での商談は込み入った商材の説明や一般的にあまり知られていない商材の説明には不向きです。事前に資料を送っておき、手元で見てもらいながら説明をする等の工夫が必要な場合があります。
オペレーターや営業マンのトーク力に依存する
電話での商談はオペレーターや営業マンのトーク力に依存するため、成約率に個人差が出やすいのがデメリットになる場合があります。
まだまだ電話が有効なケースは多い
Zoomをはじめとするオンラインツールは便利ですが、手軽さで言えばまだまだ電話が有効なケースは多いです。また、商談のフェーズによっても電話で良いケース、Zoom等で説明した方が良いケースが分かれます。自社の商品やサービス、販売スタイルによってアプローチ方法を選ぶことが大切です。
ソフトプラン株式会社では商談前の最初のアプローチであるテレアポを効率化する「おた助」を提供しています。
