企業に固定電話は必要？小規模事業者の固定電話運用を便利にするスマホ内線化とは

スマホでのコミュニケーションが増え、固定電話を使うことが減ったと感じることが増えました。とはいえ、まだまだビジネスにおいては固定電話番号は必要とされており、逆にオフィスに人がいない小規模事業者やテレワーク活用企業においては固定電話の運用に頭を悩ませているケースもあります。今回はビジネスに固定電話が必要な理由と、固定電話の運用を便利にするスマホ内線化について解説します。

ビジネスに固定電話が必要な理由

総務省の調査によると固定電話（IP電話を除く）の加入契約者数は2010年以降減少を続けています。2010年は3,957万件の新規契約でしたが、2020年時点では1,716万件となり、10年で半分以下となりました。

この数字を見て「オフィスに固定電話を置かなくてもスマホやIP電話で問題ない時代になった」と思い、既にある固定電話の廃止や新規事業所開設にあたって固定電話を置かないことを検討する事業者もいるかもしれません。小規模事業者やスタートアップ企業においては固定電話のコストや回線開設のリソースを割きたくないと考えることも自然です。しかし、結論からいうと、企業には固定電話は必要。ビジネスに固定電話が必要な理由を紹介します。

会社の社会的信用が高まる

一般的に、法人は固定電話番号を取得することで社会的信用が向上すると考えられています。固定電話番号は、取得に際して身分証を用意しての手続きや費用（設置負担金など）が必要なので、きちんと会社が設置され適法な運用がされているかの証明になるからです。一方、携帯電話やIP電話は社会的信用の面ではどうしても弱くなります。電話番号から地域が特定できないことと、安価に電話番号の変更が可能なためです。

顧客に安心感を与える

顧客としても、企業の代表電話番号が携帯電話番号やIP電話番号だと「本当にこの会社は所在地に実在しているのだろうか、信用できるのだろうか」と不安になる可能性があります。固定電話があると、「オフィスに社員が常駐している」という印象になり、事業の実態がある会社だという安心感を顧客に与えることができます。小規模事業者こそ、自社の信用を高めるために必要な要素といえるはずです。

金融機関等の審査で有利になる

金融機関との融資手続きや法人用のクレジットカード作成など社会的信用を求められる場面で、固定電話番号があるかどうかが審査に影響する可能性があります。固定電話を持っている企業は信用度が高いと判断されます。

固定電話の運用をもっと便利にするスマホ内線化とは

上記のような理由で固定電話はオフィスにあった方が良いですが、現実には固定電話だと運用が難しいと考えている事業者もいるはずです。例えば

・事業を一人でやっており、ほぼオフィスにいない

・小規模かつ社員の外出が多い事業で、電話番を置くリソースがもったいない

・ほとんどの社員がテレワークで、電話番のために誰かを出勤させたくない

・製造現場や厨房、フロア等の現場で働いているため、固定電話が鳴った際に事務所に電話を取りに行くのが面倒

・何か用があったら直接携帯電話にかけてくれた方が楽

このような理由から、信用面に関しては妥協して携帯電話番号をそのまま代表電話番号として使用したり、スマホにIP電話のアプリをインストールして050を代表番号として使用したりするケースは多いのではないでしょうか。また、やはり信用面を考慮して代表電話番号があった方が良いと判断し、電話番のために誰かを必ずオフィスに出勤させることを選ぶ企業もいるでしょう。

このような悩みを解消できるソリューションがスマホ内線化です。スマホ内線化のサービスを導入すれば、オフィスの固定電話に電話がかかってきた際に、社員が外出中であってもスマホに一斉に通知が出るため、どこでも誰でも対応ができます。また、スマホから会社代表番号を使って外線発信することも可能で、その際、相手のスマホには会社代表番号が表示されます。

スマホ内線化を導入すると、お手持ちのスマホをいわばオフィス固定電話の子機にできるのです。

スマホ内線化によりできること

スマホ内線化を導入すると、以下のような利便性や効率化が実現します。

「内線を持ち運ぶ」ことによる業務効率化

通常であれば固定電話の通話ができるのは会社の中に設置された固定電話でのみです。それに対して、スマホ内線化では、どこへでも持ち運びできるスマホでの通話が可能なので、出張先や営業先でも固定電話にかかってきた着信を取ることができます。タクシーや徒歩での移動中であっても気軽に通話が可能です。電話番のために出勤や帰社する必要もなくなり、大幅な業務効率化が期待できます。

外出先でも代表電話の取次ぎができる

スマホ内線化を導入すれば、誰かがとった電話をスマホ上で別の社員にそのまま取り次ぐことができます。例えば下記のようなイメージです。

・社員Aがオフィスで代表電話を受けた

・外出している社員Bへの用件だった

・そのまま社員Bにスマホ上で内線として転送した

そのまま取次しない場合、折り返しの電話で待たせたり、聞き間違いなど発生する可能性があります。まさにスマホを内線として使うことで、このようなイレギュラー要因を減らすことができるのです。

会社代表番号での発信が可能

会社代表番号を使った外線通話がスマホでできることで、「電話の折り返しのために出先から会社に戻る必要がなくなる」など業務効率化が実現します。また、個人の携帯番号をお客様や取引先の方に知られずに済みます。

一斉着信で電話業務をみんなで分担できる

スマホ内線化の場合では、着信があるとアプリに登録した全員に同時に着信が入るようになっており、都度余裕のある人が電話に出ることが可能です。全員のスマホに一斉に着信が入るため、特定の人に電話業務が偏ることがありません。

フリーアドレスなど柔軟な利用が可能

スマホ内線化サービスを導入すれば、手持ちのスマホやノートパソコンさえあればどこででも通話や作業ができます。物理的な設備に縛られないため席を固定する必要がなく、フリーアドレス制など都度状況に合わせた柔軟な配置や体制での仕事が可能になります。

リモートワークの導入が円滑に進む

スマホ内線化は、場所に関係なくどこからでも内線通話が可能であるため、自宅からのリモートワークでも会社の内線を使用できます。

2020年に訪れたコロナ禍において多くの企業を悩ませたのは、外出自粛要請がある中でも、「会社の固定電話や内線が会社内でしか利用できない」という制限によって、誰かが電話番として出社しなければならないという状況があったことです。スマホ内線化を導入すれば、自宅からでも会社の内線が利用できるため、仮に今後別の要因でリモートワークを余儀なくされたとしても、内線通話に支障がなくなります。

小規模事業者はソフトプランの「スマホ内線化サービス」導入がおすすめ

固定電話番号のメリットを活かしつつ、もっと便利に電話業務を運用できるスマホ内線化は、オフィスに人がいないことが多い企業や、代表者も社員も現場プレーヤーである小規模事業者には特に利便性が感じられるのではないでしょうか。

ソフトプラン株式会社の「スマホ内線化サービス」では、簡単にスマホで固定電話の着信及び発信が可能です。また、1人プラン〜5人プランなど複数人分の導入に関して一定のお得な料金を設定しており、小規模事業者が導入しやすい内容となっております。

スマホ内線化を導入するなら、ソフトプラン株式会社の「スマホ内線化サービス」をぜひご検討ください。